Poste  ADMINISTRATEUR PRINCIPAL – ADMINISTRATION ET FINANCES

1. CONTEXTE :

Le Comité International pour l’Aide d’Urgence et le Développement en sigle « CIAUD-CANADA », Organisation non Gouvernementale Internationale de droit canadien, ayant son siège à Gatineau, QC J8V OG3 n°139 rue de Dunière, Canada qui travaille avec plusieurs partenaires pour fournir certains de ces services humanitaires indispensables. Les services fournis par CIAUD comprennent l’assistance humanitaire dans les situations de crise dont notamment la famine, le désastre, les catastrophes naturelles, les conflits armés, le développement communautaire dans les pays en voie de développement afin d’aider les populations à acquérir leur propre autonomie.

Les interventions du CIAUD CANADA sont focalisées sur la réponse d’urgence, le changement climatique, la protection et la gestion de l’environnement, la protection (y compris des réfugiés, des personnes déplacées internes, des enfants, des femmes et filles, des sinistrés des catastrophes, des refoulés etc.), la sécurité alimentaire et de développement économique. Les équipes du CIAUD Canada se mobilisent avec des programmes de protection et avec des projets d’appui à la résilience économique.

Description de poste

2. Objectif général du poste :

Sous la supervision du Directeur Pays, le manager Administration et finance s’assurera que toutes les fonctions financières du programme du CIAUD, y compris la comptabilité, les paiements et les opérations bancaires, la paie, la budgétisation, les rapports financiers et la gestion et la conformité financières des subventions, sont respectées efficacement et en temps voulu. Il assure la conformité avec les règlements des donateurs ainsi que les politiques et procédures internes du CIAUD et fournit un soutien aux équipes de gestion du programme, le cas échéant.

3. TACHES ET RESPONSABILITES

• Responsabilité :

• Superviser la gestion financière et administrative des projets au niveau des bureaux hors siège.
• Superviser toute la gestion financière pour assurer la meilleure utilisation des ressources grâce à une budgétisation solide, au suivi des dépenses du projet et à la préparation en temps voulu des rapports financiers des donateurs.
• Assurer le leadership, l’orientation stratégique et le soutien dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie efficace de développement des ressources.
• Veiller à ce que tous les membres du personnel national reçoivent en temps voulu les lettres de nomination, les contrats, les descriptions de poste et les cartes d’identité.
• Participer activement à la préparation des propositions de projets et des budgets pour l’ensemble des opérations.
• Établir et maintenir une communication efficace avec le HCR et les autres agences chefs de file concernant l’élaboration de programmes, les possibilités de financement, les questions financières, les accords et les effectifs.
• Réaliser des audits internes trimestriels pour confirmer les exigences en matière d’audit externe.
• Veiller à ce que les problèmes des personnes soient au centre des préoccupations et promouvoir un bureau qui prenne en compte la diversité, l’équilibre entre les sexes et l’engagement de tous les membres du personnel du Partenariat.
• Et toute autre tâche assignée

• Tâches spécifiques
• Élaborer et mettre en œuvre des analyses financières mensuelles à l’échelle du projet, ainsi que fournir des informations financières opportunes et fiables au siège social pour la prise de décision.
• Maintenir des politiques, processus et systèmes de contrôle internes solides afin de fournir une gestion financière et budgétaire rapide, cohérente et précise.
• Développer des processus de planification stratégique, de planification du travail et de budgétisation sous la supervision étroite du Directeur Pays.
• Assurer la liaison avec le responsable des finances et de l’administration du siège et le Directeur Pays sur les audits financiers internes et externes et concevoir des moyens de minimiser les risques identifiés.
•  Préparer et soumettre des rapports financiers / administratifs hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels aux financiers concernés, au siège social et aux donateurs conformément à l’accord de partenariat et à tout autre donateur dans les meilleurs délais.
•  Mettre en œuvre la fonction financière en conformité avec la fiscalité, les règles, les réglementations et le droit du travail du pays dans lequel il exerce ses activités.
• Veiller à ce que les salaires du personnel et autres retenues de l’Etat soient rapidement versés à l’autorité requise du pays.
• Veiller à ce que le démarrage du projet, les clôtures et tous les rapports nécessaires soient faits à temps.
•  Mettre à jour le directeur financier et administratif du siège avec des informations précises concernant les utilisations et les soldes budgétaires du projet.
• Vérifier mensuellement les rapprochements bancaires et les soldes d’essai pour les devises locales et étrangères.
• Veiller à ce que des évaluations du rendement du personnel soient effectuées chaque année avant la fin du mois de décembre.
• Assurer la répartition des coûts conformément aux budgets de programme approuvés.
• Coordonner avec le personnel du programme la préparation des budgets à l’appui de nouvelles propositions ou de réalignements et veiller à ce que le recouvrement intégral des coûts soit adopté, le cas échéant
• Fournir un soutien logistique aux activités des programmes; y compris la coordination de la mise en œuvre harmonieuse et du respect des procédures logistiques et de sécurité.
• Gardez une trace des accords contractuels et aidez les utilisateurs avec les droits et obligations contractuels.
• Servir de principal point de contact administratif et de liaison avec d’autres bureaux, particuliers, sous-bénéficiaires et institutions sur les questions opérationnelles concernant le Programme
• Veiller à ce que les auditeurs reçoivent les pièces justificatives nécessaires en temps opportun et en concevant des moyens de minimiser les risques identifiés

 Les tâches listées précédemment pour le poste ne doivent pas être considérées comme définitives. Des tâches peuvent être ajoutées, supprimées ou modifiées en consultation avec le titulaire, au besoin. La description de l’emploi et les performances du titulaire seront revues régulièrement.

4. Qualifications, expérience et compétences

• Une Maitrise en administration des affaires (MBA), en comptabilité ou en finance ou l’équivalent, avec 5 années d’expérience. Un Diplôme supplémentaire dans le même domaine constitue un avantage.
• Expérience dans la gestion des fonds/budgets / rapports des donateurs (l’expérience du HCR est un avantage).
• Maîtrise des compétences informatiques, tableurs, logiciels de comptabilité (Quick Books, ACCPAC). Expérience de travail avec des partenaires de développement internationaux, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des donateurs. L’expérience du HCR est un atout.
• Doit connaître le français et l’anglais (écrit et parlé).

• Capacités personnelles :
• Viser l’excellence : Mettre l’accent sur l’atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
• Collaboration: participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
• Prendre les devants: S’approprier et prendre l’initiative tout en visant l’innovation.
• Communiquer: Écouter et parler efficacement et honnêtement.
• Démontrer l’intégrité: Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite

5. Dépôt de candidature

Les candidatures doivent se faire à travers la plateforme ou en cliquant sur le lien suivant https://jobs.ciaud.ca/jobs/ en remplissant le formulaire élaboré à cet effet. Assurez-vous d’avoir en possession une version PDF de votre Curriculum vitae incluant les copies des diplômes et attestations des services rendus dans le même PDF.

Pour postuler, cliquez sur le bouton ‘Postuler’ se trouvant à côté du titre de l’emploi.

N.B. : SEUL(E) S LES CANDIDAT(E) S RETENU(E) S SERONT CONTACTE(E) S PAR TELEPHONE ou par EMAIL.
LES BUREAUX du CIAUD – CANADA SONT « NON FUMEURS »

Dr Mahamadou TOURÉ

Directeur Général

CIAUD Canada